Verruiming vrije ruimte werkkostenregeling 2020

Het kabinet heeft op 24 april 2020 zes nieuwe belastingmaatregelen getroffen om werkgevers meer financiële ruimte te geven. De maatregelen, die verband houden met de voortdurende coronacrisis, gaan zo spoedig mogelijk in. Eén van die maatregelen is het eenmalig verhogen van de vrije ruimte van de werkkostenregeling van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000 fiscaal loon. Met deze maatregel wordt de vrije ruimte in 2020 met maximaal € 5.200 verruimd.

In de toelichting bij de voorgenomen verruiming schrijft de staatssecretaris van Financiën dat de verruiming bedoeld is om werknemers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld door hen een bloemetje of een cadeaubon te geven.

De extra verruiming kan ook worden gebruikt om thuiswerkfaciliteiten aan te brengen op de werkplek van de werknemer thuis. Als het gaat over de thuiswerkplek, zijn er grofweg vier categorieën:

• Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld, als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Van noodzakelijk gereedschap is sprake als de werkgever in redelijkheid kan oordelen dat het noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. De werkgever betaalt de apparatuur zonder eigen bijdrage van de werknemer. De werknemer moet, als het niet langer wordt gebruikt voor het werk, de apparatuur teruggeven of de restwaarde vergoeden. Onder ‘dergelijke apparatuur’ vallen ook de internetverbinding thuis en printercartridges.
• Arbovoorzieningen in de werkruimte thuis zijn gericht vrijgesteld als die volgen uit de verplichtingen voor de werkgever vanuit de Arbowet. Belangrijke voorwaarden bij deze vrijstelling zijn dat de werkgever de voorzienig betaalt en geen eigen bijdrage van de werknemer vraagt en dat de inrichting van de thuiswerkplek is opgenomen in het arboplan van de werkgever. Onder Arbovoorzieningen kunnen vallen: een ergonomische bureaustoel en bureau en verlichting.
• Hulpmiddelen die uw werknemer ook buiten de werkplek, bijvoorbeeld op kantoor, kan gebruiken en die hij voor 90% of meer zakelijk gebruikt, zijn gericht vrijgesteld. Dit kan gelden voor computers, telefoons, iPads en gereedschappen die op zich niet noodzakelijk zijn, maar die wel voor tenminste 90% zakelijk gebruikt.
• Een vergoeding van kosten die de werknemer maakt om thuis te werken, denk aan extra elektriciteit, koffie, water, etc. zijn niet gericht vrijgesteld of op nihil gewaardeerd. Een dergelijke vergoeding vormt loon van de werknemer. Dit loon kan worden aangewezen voor de werkkostenregeling om zo ten laste te komen van de vrije ruimte. De verruiming van de vrije ruimte van de werkkostenregeling kan bijvoorbeeld hiervoor worden gebruikt.